推行ISO14001環(huán)境管理體系標(biāo)準(zhǔn)的實用案例：案例10環(huán)境信息交流策劃程序
1 目的
    為確保公司各部門信息的有效溝通、工作開展的相互協(xié)調(diào)配合以及與外部相關(guān)方的聯(lián)系和信息的及時暢通傳遞。
2 適用范圍
    適用于環(huán)境信息的收集、接收、傳遞和處理控制。
3 職責(zé)
    (1)環(huán)衛(wèi)科經(jīng)理：負責(zé)信息的內(nèi)、外收集和有關(guān)環(huán)境管理信息的及時傳遞。
    (2)各部門負責(zé)人員負責(zé)按接收信息的要求及時反饋和處理。
4 工作程序
4.1 內(nèi)部部門間、人員間的ISO14001環(huán)境管理體系信息交流遵循以下步驟。
4.1.1 每月舉行一次由總經(jīng)理、管理人員、營業(yè)人員、環(huán)境管理者代表、部門高級經(jīng)理、生產(chǎn)技術(shù)課經(jīng)理、制造部各經(jīng)理、環(huán)衛(wèi)科組成的品質(zhì)保證委員會會議，由環(huán)衛(wèi)科記錄并保存會議記錄，并將會議精神傳遞至委員和有直接責(zé)任的人員。
4.1.2 每年第四季度舉行由品質(zhì)保證委員會委員和與環(huán)境管理有直接責(zé)任人員參加的管理評審會議，由環(huán)衛(wèi)科協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備會議資料，記錄并保存會議記錄，并將會議精神傳至相關(guān)人員。
4.1.3 環(huán)境方針、目標(biāo)和指標(biāo)通過用公告牌的形式張貼，讓公司的每一名員工了解。
4.1.4 每一名員工將得到由環(huán)境管理者代表頒發(fā)的環(huán)境方針標(biāo)志信息卡，環(huán)境目標(biāo)和指標(biāo)主要公布給對環(huán)境有影響的員工知道。
4.1.5 其崗位對環(huán)境產(chǎn)生影響的員工將得到由其部門經(jīng)理或主管指導(dǎo)的有關(guān)環(huán)境管理意識和操作技能的培訓(xùn)，內(nèi)部環(huán)境審核員的資格培訓(xùn)將由有關(guān)培訓(xùn)員進行，新員工將由其部門經(jīng)理或主管指導(dǎo)的有關(guān)環(huán)境管理意識和操作技能的培訓(xùn)，內(nèi)部環(huán)境審核員的資料培訓(xùn)將由有關(guān)培訓(xùn)員進行，新員工將由行政部組織安排進行常規(guī)性環(huán)境意識例行培訓(xùn)。
4.1.6 任何有關(guān)環(huán)境管理體系要求的改變或增加的信息通過部門經(jīng)理或主管傳達至有關(guān)員工。
4.1.7 所有的員工可將有關(guān)環(huán)境管理信息或投訴的主題報告給其上司并由經(jīng)理確認是否有必要以書面報告形式環(huán)境管理者代表，并由其決定是否發(fā)出反饋投訴單，由環(huán)衛(wèi)科監(jiān)督不符合糾正預(yù)防措施的有效性及完成情況。
4.1.8 當(dāng)發(fā)生緊急情況，處于應(yīng)急狀態(tài)下，當(dāng)事人或目擊者應(yīng)按應(yīng)急處理辦法，以最快的方式將信息傳遞，力求將環(huán)境影響降至最小。
4.2 外部信息交流
4.2.1 環(huán)衛(wèi)科負責(zé)與外部的政府辦公室、環(huán)境主管部門、行業(yè)協(xié)會、省市級圖書館、情報所等機構(gòu)聯(lián)絡(luò)得到最新的環(huán)境法律、法規(guī)、相關(guān)方涉及環(huán)境管理的書面信息并記錄于《與環(huán)境有關(guān)的法律、法規(guī)與其他要求文件清單》。
4.2.2 環(huán)衛(wèi)科通過INTERNET定期上網(wǎng)查詢最新由政府辦公室、環(huán)境主管部門、行業(yè)協(xié)會、ISO組織以及相關(guān)方發(fā)布的環(huán)境信息和進ISO14000論壇主頁，下載或復(fù)制相關(guān)最新信息，并記錄相關(guān)環(huán)境信息的查詢網(wǎng)址。
4.2.3 環(huán)衛(wèi)科將任何有關(guān)環(huán)境管理要求改變或增加的信息報告給相關(guān)經(jīng)理和管理者代表，視需要召開相關(guān)經(jīng)理參加的會議，討論應(yīng)對措施，保存會議紀(jì)要并視需要將處理結(jié)果通報相關(guān)方。
4.2.4 對涉及重要環(huán)境因素的外部聯(lián)絡(luò)由環(huán)衛(wèi)記錄其重要信息摘要，并將此重要信息報告環(huán)境管理者代表，由環(huán)境管理者代表召集相關(guān)人員參加的專題環(huán)境會議，討論并確定其處理意見，會議精神及處理結(jié)果由環(huán)衛(wèi)科通報相應(yīng)的外部機構(gòu)。
4.2.5 環(huán)衛(wèi)科建立相關(guān)環(huán)境信息的接收、處理、答復(fù)檔案。
4.2.6 對外公布的環(huán)境保護信息包括但不限于公司概況、環(huán)境管理手冊、環(huán)境方針、目標(biāo)和指標(biāo)，環(huán)境表現(xiàn)評價、需改進的方面、第三方認證情況，對政府主管部門和相關(guān)方環(huán)境信息的處理結(jié)果。
4.2.7 公司環(huán)衛(wèi)科設(shè)接收、處理、答復(fù)來自政府部門、外部相關(guān)方涉及環(huán)境管理投訴的處理專線，及時處理有關(guān)方的投訴。
4.2.8 環(huán)衛(wèi)科編制有關(guān)環(huán)境管理法律、法規(guī)、信息的索引清單，對外交流的對象可以包括公眾、設(shè)區(qū)、政府部門、合同方等。
5 相關(guān)文件
《環(huán)境法律與相關(guān)要求識別程序》
6 工作文件和記錄
《與環(huán)境有關(guān)的法律、法規(guī)與其他要求文件清單》
《電腦信息系統(tǒng)管理制度》
《外來文件收發(fā)登記表》